נתקבלה אצלנו פניה מצד בעלים של אשכול חברות וותיקות, שכל אחת מהן עם מכירות בהיקף של כמעט מיליון ש"ח בחודש.
החברות צומחות ומרוויחות, אבל הבעלים מוטרד, בעיקר מכך שכלי העבודה העומדים לרשותו בזמן אמת, מוגבלים וחסר לו מידע:
מה בדיוק קרה בעסק בחודש הקודם? איפה פספסנו הזדמנויות? איפה הגזמנו בהוצאות? מהו תזרים המזומנים הנוכחי והעתידי?
התברר שהחוסר העיקרי הוא במודל של "תכנון מול ביצוע": תוכנית עבודה שנתית ומעקב רבעוני, המאפשר בחינה של הביצוע מול התכנון, בזמן שבו עוד ניתן להסיק מסקנות ולקבל החלטות מתקנות.
הצענו תהליך אבחון על מנת שאחריו נוכל להגדיר תוכנית עבודה עם יעדים ולוחות זמנים.
תהליך האבחון נמשך כחודש ואחריו הגשנו שורה של המלצות לשינויים בתשתית העסקית לצד תוכנית עבודה עם כמה חלופות.
כאשר המלצותינו אושרו ונבחרה תוכנית עבודה, התחלנו בחלק המעשי: הובלנו את התהליכים והשינויים שהומלצו בתוכנית ואושרו על ידי הבעלים.
ביצענו מיפוי של מבנה החברות, הסכמי העבודה הקיימים, ההיתרים הרגולטוריים, מבנה המיסוי, המבנה הארגוני, המבנה המחשובי ומערכות החשבונאות:
1 – במיפוי מבנה החברות, הצענו שינויים חשובים שנבחנו בהיבט המשפטי, בהיבט החשבונאי ובהיבט המיסוי.
2 – מבחינת ההסכמים הקיימים, הצבענו על השינויים הנדרשים בהסכמי הנדל"ן של העסק ובהסכמים עם העובדים, לאור השינויים האחרונים בחקיקה.
3 – במבנה הארגוני, המלצנו על שינויים עדינים אך חשובים, גם בשדרת הניהול וגם בדרג הזוטר, שיאפשרו לעסק להתמודד עם המשימות הקיימות ועם הצמיחה הצפויה.
4 -במערך המחשוב, ערכנו אפיון מסודר של התהליכים העסקיים, שהצביע באופן ברור על מסורבלות ועל צורך בעדכון תפיסות ותוכנות. נמצא כי מערכות המחשוב אינן "מדברות" ביניהן וממילא לא יוצרות תמונה, אלא סירבול אינסופי.
כאשר אין חיבור של התוכנות התפעוליות למערכות החשבונאיות, אין תמונת מצב, אין דוחות ניהוליים בזמן אמת, דבר אשר מקשה על ההתנהלות השוטפת, מקשה על קבלת החלטות ואף גרם לתקריות של אובדן חומרים, אי חיוב לקוחות ואובדן פניות של לקוחות פוטנציאליים, כאשר כל אלה משפיעים ישירות על מחזור המכירות של החברות.
לאחר תובנות אלו, שהיו קריטיות עבור החברות, המלצנו לעבור משיווק ומכירות במבנה מבוזר, לעבודה במערכת CRM. ליווינו את המעבר למערכת זו, המאגדת בתוכה את כל התהליך העסקי: פניית הלקוח, שלבי התקשורת עמו, בניית הזמנה, גביית מקדמה, הגדרת לוחות זמנים, עדכון אוטומטי ללקוח על התקדמות התהליך בעניינו והפקת דוחות ניהוליים המאפשרים בקרה ניהול בזמן אמת. לאור שיתוף הפעולה עם מנהלי החברות והעובדים העיקריים, סיימנו את התהליך בתוך חודשים.
גם העסק שלך צריך לעבור תהליך יעיל ורב תחומי? מזמינים אותך לשלוח לנו הודעה ונתאם פגישת ייעוץ ראשונה ללא עלות, אצלך בבית העסק.
נשמח לשיתוף